Dětský domov, Nová Ves u Chotěboře Dětský domov, Nová Ves u Chotěboře Dětský domov, Nová Ves u Chotěboře Dětský domov, Nová Ves u Chotěboře Dětský domov, Nová Ves u Chotěboře Dětský domov, Nová Ves u Chotěboře Dětský domov, Nová Ves u Chotěboře

 

Informační memorandum ke zpracování osobních údajů



Cílem tohoto dokumentu je shrnutí základních informací o zásadách zpracování osobních údajů, kterými se naše organizace řídí a které přijala za účelem zajištění souladu s nařízením parlamentu a Rady EU 2016/679 (dále jen „GDPR“), které je na území ČR účinné od 25.5.2018 a to zejména a s přihlédnutím k čl. 13 Nařízení.

Naše organizace podnikla veškeré nezbytné kroky k posílení bezpečnosti a důvěrnosti zpracovávaných údajů a ke splnění všech předepsaných povinností dle Metodiky Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, s jehož detailním zněním se můžete seznámit kliknutím na odkaz http://www.msmt.cz/file/44592/

V souladu s GDPR zpracovává naše organizace osobní údaje dle těchto zásad:

  1. Zákonnost, korektnost a transparent – Provádíme zpracování jen v případě, kdy k tomu existuje legitimní důvod (např. zákonná povinnost, plnění smlouvy, ochrana našich zájmů, ochrana zájmů třetích osob nebo udělený souhlas subjektu údajů).

  2. Účelové omezení – Shromažďujeme osobní údaje jen pro konkrétní, výslovně vyjádřené a legitimní účely (viz výše).

  3. Minimalizace údajů – Zpracování osobních údajů provádíme pouze v míře a rozsahu, který je nezbytný ve vztahu k danému účelu.

  4. Přesnost – Zpracováváme pouze aktuální osobní údaje, které odrážejí skutečný stav věci.

  5. Omezení uložení – Držíme osobní údaje po dobu ne delší, než je nezbytné a zákonné.

  6. Integrita, důvěrnost – Zavedli jsme dostatečné technické a organizační opatření k ochraně osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněným poskytnutím nebo zpřístupněním přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů.

  7. Odpovědnost – Jsme kdykoliv schopni doložit soulad dodržování zásad dle bodů 1. – 6.



Informace poskytované v případě, že osobní údaje byly získány od subjektu údajů nebo jeho zákonných zástupců

Kontaktní údaje správce OÚ

Název právnické osoby dle Zřizovací listiny

Dětský domov, Nová Ves u Chotěboře 1

IČO 70155861

Adresa sídla právnické osoby

Nová Ves u Chotěboře 1, 582 73

Telefonické spojení

569 621 522

Oficiální e-mail právnické osoby

ddnv@chot.cz

ID datové schránky

ah6trw5

Titul, jméno, příjmení ředitele (statut. orgánu)

Bc. Etela Coufalová



Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (viz. Čl. 37 a násl. nařízení

Název právnické osoby (je-li pověřencem právnická osoba), IČ

J. K. accounting s.r.o.,

IČ 02734168

Adresa sídla právnické osoby

Hybešova 726/42, 602 00 Brno

Telefonické spojení pověřence

725 654 319

Oficiální e-mail pověřence

gdpr@jkaccounting.cz

ID datové schránky

mqhehgz

Titul, jméno, příjmení pověřence

Bc. Jaroslav Kocián

 

Většinu osobních údajů zpracováváme za účelem splnění zákonem předepsaných povinností, zejména podle zákona
č. 500/2004 Sb., správní řád v platném znění, zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. V případě, že provádíme zpracování, jehož účelem není splnění zákonem předepsaných povinností, plnění smlouvy nebo oprávněného zájmu, jedná se o
zpracování osobních údajů, ke kterému potřebujeme výslovný, svobodný, konkrétní a informovaný souhlas subjektů údajů (zaměstnanců, dětí, resp. jejich zákonných zástupců). V takovém případě se jedná zejména o zpracování osobních údajů o podobě dětí (fotografie a videa) či zpracování základních identifikačních údajů dětí





pro účely hlášení na soutěže, volnočasové aktivity, výlety, exkurze nebo sportovní akce, zveřejnění výsledků na soutěžích atd. Poskytnutí

takového souhlasu je zcela dobrovolné a souhlas lze kdykoli odvolat či využít další práva, která jsou přesně v písemném souhlasu popsána.

Požadované údaje o dítěti, jeho zákonném zástupci, bydlišti a další identifikační údaje jsou uloženy výše uvedenými zákony. Pokud má správce jednat o dítěti nebo rozhodnout ve správním řízení, musí mu zákonný zástupce sdělit identifikační údaje své i o dítěti tak, jak to vyžaduje zákon č. 109/2002 Sb., o výkonu ústavní výchovy nebo ochranné výchovy ve školských zařízeních a o preventivně výchovné péči ve školských zařízeních a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 359/1999 Sb., o sociálně právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 561/2004 Sb.,
o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů
a zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, ve znění pozdějších předpisů.

Zájemcům o zaměstnání tímto sdělujeme, že pokud zašlou písemnou žádost o přijetí do pracovního poměru, musí být odeslána výhradně na výše uvedený e-mail nebo adresu správce. Odesláním žádosti byl vyjádřen souhlas se zpracováním zájemcem uvedených údajů a jejich uchováním po dobu max. 6 měsíců pro případný pozdější kontakt.

Organizace přijala nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů, jak v jejich fyzické, tak elektronické podobě. Mezi tato opatření patří zejména stanovení interních pravidel pro práci s danými informačními systémy, zajištění, aby tyto osoby měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, pořizování elektronických záznamů, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány a zamezení neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, zejména prostřednictvím nastavení hesel
a přístupových práv, šifrováním, vypracováním dokumentace k přijatým technicko-organizačním opatřením, zvýšením bezpečnosti instalací zámků, nákupem zamykacích skříní apod.

Všichni zaměstnanci a osoby, které mají v rámci činnosti našeho zařízení přístup k osobním údajům, jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji. Zejména je ze strany organizace kladena vysoká priorita zabezpečení osobních údajů o nezletilých osobách.

Osobní údaje předáváme třetím osobám pouze v zákonem předepsaných případech (povinná hlášení orgánům státní správy, samosprávy, pojišťovny, orgány finanční správy apod.) nebo v nezbytném rozsahu vybraným dodavatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby, jako například vedení účetnictví nebo správu informačních technologií (IT, matriky, systémy pro stravování apod.). Se všemi takovými osobami máme jasně nastavené smluvní vztahy a všichni dodavatelé splňují nezbytná pravidla pro zpracování osobních údajů v rozsahu a parametrech vyžadovaných nařízením GDPR v rámci povinností zpracovatele dle požadavku čl. 28 Nařízení.

Doba zpracování a uchovávání osobních údajů je stanovena zpravidla legislativními požadavky nebo v případě souhlasů je po dobu pobytu dítěte v zařízení s přesahem 10 let ( fotky…) nebo do jeho odvolání.

Předávání osobních údajů do zahraničí provádíme zcela výjimečně a o takovém předání jsou všechny dotčené subjekty údajů vždy informovány. Zpravidla se jedná o plánované výjezdy dětí na výlety, zájezdy apod.

Zařízení má zavedený systém hlášení případných bezpečnostních incidentů. V případě úniku jakýchkoliv dat postupujeme v souladu s GDPR za účelem minimalizace možných škod a ve spolupráci s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů provádíme příslušná hlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Právo na přístup k osobním údajům nebo osobním údajům dětí (týká se zaměstnanců a zákonných zástupců).

  1. Máte právo požádat správce, aby Vám sdělil, zda zpracovává Vaše osobní údaje, nebo osobní údaje Vašeho dítěte.

  2. Máte právo požádat správce o přístup ke zpracovávaným osobním údajům a o informace o zpracování těchto údajů.

  3. Máte právo požádat správce o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů.

 

 

 

 

Pokud požádáte o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, správce Vám umožní, abyste jednorázově nahlédli do dokumentace, ve které se zpracovávají Vaše osobní údaje a osobní údaje Vašeho dítěte.

Pokud o to požádáte, správce Vás bude informovat o

Správce poskytne informace, a to ve formě:

Pokud je to možné a nebudou nepříznivě dotčena práva a svoboda jiných osob, poskytne správce kopie zpracovávaných osobních údajů. Za jakých podmínek je kopie poskytována?

Správce odpoví na Vaši žádost písemně do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce.

Právo na opravu chyby, ke které může dojít při zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Máte

právo požádat o opravu nepřesných údajů nebo o doplnění neúplných osobních údajů. Správce odpoví na Vaši žádost do 1

měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje opravil nebo doplnil.

Právo na výmaz některých osobních údajů (právo „být zapomenut“). Obecně platí, že máte právo požádat správce o to, aby

zlikvidoval některé Vaše osobní údaje a dále je neuchovával; jedná se o tzv. právo být zapomenut. V případě, kdy správce

vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení) a plní své právní povinnosti, správce nevymaže osobní údaje, i když
o to požádáte. Pokud však žádost o výmaz podáte, správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení
o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti, a to písemně. Sdělí Vám, proč nevyhověl Vaší žádosti o výmaz nebo jaké údaje
v jakém rozsahu vymazal.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Pokud požádáte o omezení

zpracování osobních údajů a uvedete důvod Vaší žádosti, správce tyto osobní údaje označí. Označené osobní údaje správce

ukládá, avšak jinak nesmí dále zpracovávat (až na některé výjimky). Ve kterých případech máte právo, aby správce omezil

zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte?

  1. Pokud podle Vašeho tvrzení Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašeho dítěte nejsou přesné.

  2. Pokud je zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte protiprávní. Vy však místo výmazu osobních údajů žádáte o omezení zpracování osobních údajů.

  3. Pokud již správce osobní údaje nepotřebuje zpracovávat. Vy však požadujete, aby osobní údaje byly omezeny, protože je to nutné pro určení, výkon a obhajobu Vašich právních nároků.

  4. Pokud správce zpracovává Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů.

Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje omezil.

Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. V souvislosti se správním řízením máte právo vznést námitku, protože správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení).

Jaké je Vaše právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů? Pokud v rámci pobytu dítěte v zařízení udělujete souhlas se zpracováním některých osobních údajů (email, telefonní číslo…), pak máte právo kdykoli souhlas odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. To znamená,





že zpracování osobních údajů do odvolání souhlasu je legální. Stejná pravidla platí pro odvolání souhlasů zejména pro fotografování, zveřejnění fotografií, prací dětí apod.



Vaše právo podat stížnost u dozorového úřadu. Máte právo podat stížnost naší organizaci, kterou budeme řešit
v součinnosti s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo u dozorového úřadu, tj. Úřad na ochranu osobních údajů,
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. +420 234 665 111

 

V Nové Vsi u Chotěboře dne 24. 05. 2018

 

 

Bc. Etela Coufalová, ředitelka

 

 

Napsali o nás
Rychlý kontakt
Dětský domov
Nová Ves u Chotěboře 1
582 73 Nová Ves u Chotěboře
telefon: 569 621 522
fax: 569 626 422